Позволяет передавать документы от одного пользователя другому. Например: сотрудник увольняется и необходимо передать документы, задачи, согласования и прочее новому сотруднику.
Инструменты передачи документов позволяют:
Механизм можно быстро подключить к любому типу документа и получать детальную информацию о истории просмотра и изменения документа.
В настройках механизма можно выбрать поля за изменениями которых нужно следить:
В истории изменения полей доступна информация:
Вся информация группируется по сессиям изменения. По истории изменения полей можно производить быстрый поиск.
Механизм, который позволяет видеть в документе пользователей, которые в данный момент времени читают и редактируют этот документ. Это очень удобно и похоже на то, как это реализовано в Google Docs. Если кто-то сохранит документ, то все пользователи у которых этот документ открыт, сразу получат уведомление и смогут увидеть новую версию документа.
При желании, можно запретить одновременное редактирование документа.
Данный механизм позволяет присваивать любому документу в системе индивидуальный штрих-код. Штрих-код может присваиваться как автоматически при регистрации документа, так и вручную.
После того как у документа есть штрих-код его можно мгновенно найти при помощи сканера штрих-кодов. Если отсканировать штрих-код на бумажном документе, то документ сразу откроется в интерфейсе системы.
Данный механизм предназначен для наложения резолюций на документ, а также для контроля исполнения заданий по резолюциям.
Возможности механизма:
Механизм “Резолюции” можно гибко настраивать для каждого конкретного приложения системы. Например: можно формулой вычислять кто является контролером по резолюции; кто ее подписывает, настраивать условия скрытия необязательных полей при постановке заданий и т.д.
Механизм предназначен для добавление правил фоновой синхронизации полей между документами. Например, если в документе изменить значение поля, то в связанных документах эта информация также изменится.
Для этого необходимо:
Данный механизм позволяет отслеживать физическое нахождение бумажного оригинала документа.
О документе можно узнать следующую информацию:
В любой момент можно просмотреть историю движения бумажного документа.
Если документ потерялся или имеет повреждения, то можно быстро найти виновного.
Позволяет автоматически разграничивать права доступа на любые документы в системе.
Гибкие правила позволяют не только раздавать доступ к новому документу, но и автоматически изменять доступ в процессе работы с документом.
После завершения работы с документом его можно списать в дело.
Списывать в дело можно только зарегистрированные документы, снятые с контроля и по которым выполнены все поручения.
Списание документа в дело возможно как автоматически, после регистрации окончательного ответа на документ, так и вручную, путем нажатия на кнопку “Списать в дело”.
Регистрация — это процесс присвоения документу уникального номера и набора реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами.
