Канцелярия

Приложение «Канцелярия» выполняет не только систематизацию и хранение документов в организации, но и автоматизирует процесс обработки входящих и исходящих документов с последующим контролем исполнения документа.

Приложение «Канцелярия» позволяет:

  • регистрировать входящие документы;
  • регистрировать исходящие документы;
  • вести реестр документов;
  • присваивать регистрационные данные согласно принятой номенклатуре;
  • применять штрих-кодирование;
  • быстро находить документы, в том числе по штрих-коду;
  • выдавать и контролировать резолюций по документам;
  • отображать информацию в различных удобных представлениях: по входящим, по исходящим, по виду, по периоду, на регистрации, черновики, в деле, резолюции в работе и др.

Возможности приложения «Канцелярия»:

  • единый журнал внешней корреспонденции для всей организации;
  • гибкое разграничение доступа к информации;
  • автоматическое заполнение карточки документа;
  • гибкая регистрация всех типов документов, с автоматическим присвоением регистрационного номера или штрих-кода (QR-кода);
  • сквозная регистрация документов несколькими отделами документационного обеспечения (канцелярия/общий отдел);
  • создание, отправка и контроль резолюций;
  • графическое отображение процесса передвижения документа с помощью системы условных обозначений BPMN 2.0
  • постановка документов на контроль и мониторинг контрольных дат;
  • гибкая сортировка документов и отображение информации в необходимых разрезах;
  • архивное хранение внешней корреспонденции с разграничением доступа согласно должностным инструкциям;
  • интеграция с корпоративной электронной почтой и сторонними почтовыми сервисами

Результаты использования приложения «Канцелярия»:

  • единое пространство для работы с внешней корреспонденцией;
  • эффективная коллективная работа всех отделов и филиалов, без привязки к месту их нахождения;
  • документы не теряются;
  • информация доступна из любой точки и на любом устройстве;
  • сотрудники могут работать только с теми документами, доступ к которым регламентирован должностными инструкциями;
  • упрощение рутинных процессов первичной обработки документов;
  • оперативный поиск и доступ к истории создания, обработки документа;
  • мгновенная рассылка документов на ознакомление, рассмотрение, исполнение и быстрое получение обратной связи;
  • автоматизированный контроль исполнения документов;
  • простое управление большими архивами информации;
  • повышение производительности сотрудников, участвующих в процессах создания, обработки и хранения документов.
  • быстрое вовлечение нового сотрудника в рабочий процесс в компании.
  • групповой доступ к информации.
ClevaDesk correspondence application
ClevaDesk correspondence application