Модули и механизмы

Позволяет передавать документы от одного пользователя другому. Например: сотрудник увольняется и необходимо передать  документы, задачи, согласования и прочее новому сотруднику.

Инструменты передачи документов позволяют:

  • Передавать все документы от одного пользователю другому пользователю.
  • Передавать документы различных типов разным пользователям.
  • Передавать свою роль в документах конкретного типа другому пользователю.

Механизм можно быстро подключить к любому типу документа и получать детальную информацию о истории просмотра и изменения документа.

В настройках механизма можно выбрать поля за изменениями которых нужно следить:

  • Все поля в документе.
  • Только поля с заголовком.
  • Выборочный перечень полей для логирования.

В истории изменения полей доступна информация:

  • Кто и когда вносил изменения.
  • Какое поле было изменено.
  • Старое и новое значение измененного поля.

Вся информация группируется по сессиям изменения. По истории изменения полей можно производить быстрый поиск.

Механизм, который позволяет видеть в документе пользователей, которые в данный момент времени читают и редактируют этот документ. Это очень удобно и похоже на то, как это реализовано в Google Docs. Если кто-то сохранит документ, то все пользователи у которых этот документ открыт, сразу получат уведомление и смогут увидеть новую версию документа.

При желании, можно запретить одновременное редактирование документа.

Данный механизм позволяет присваивать любому документу в системе индивидуальный штрих-код. Штрих-код может присваиваться как автоматически при регистрации документа, так и вручную.


После того как у документа есть штрих-код его можно мгновенно найти при помощи сканера штрих-кодов. Если отсканировать штрих-код на бумажном документе, то документ сразу откроется в интерфейсе системы.

Данный механизм предназначен для наложения резолюций на документ, а также для контроля исполнения заданий по резолюциям.

Возможности механизма:

  • Постановка задач сотрудникам и назначение ответственных.
  • Контроль исполнительной дисциплины.
  • Делегирование задач.
  • Периодические резолюции.
  • Создание подзадач.
  • Перенос сроков.
  • Рассылка уведомлений участникам процесса.
  • Напоминая о приближение сроков выполнения задач.
  • Анализ рабочего процесса.

Механизм “Резолюции” можно гибко настраивать для каждого конкретного приложения системы. Например: можно формулой вычислять кто является контролером по резолюции; кто ее подписывает, настраивать условия скрытия необязательных полей при постановке заданий и т.д.

Механизм предназначен для добавление правил фоновой синхронизации полей между документами. Например, если в документе изменить значение поля, то в связанных документах эта информация также изменится.

Для этого необходимо:

  1. Создать правило наблюдения за документом конкретного типа.
  2. Настроить правила обнаружения зависимых документов.
  3. Настроить действия которые нужно выполнять в случае изменений.

Данный механизм позволяет отслеживать физическое нахождение бумажного оригинала документа.

О документе можно узнать следующую информацию:

  • Точное место хранения бумажного документа.
  • Кто, когда и кому передавал бумажный документ.
  • Причина по которой потребовалось работать с бумажным документом.
  • Когда документ вернули или когда должны вернуть.

В любой момент можно просмотреть историю движения бумажного документа.

Если документ потерялся или имеет повреждения, то можно быстро найти виновного.

Позволяет автоматически разграничивать права доступа на любые документы в системе.

Гибкие правила позволяют не только раздавать доступ к новому документу, но и автоматически изменять доступ в процессе работы с документом.

Кому можно предоставлять доступ к документу?

  • Пользователю.
  • Должности.
  • Группе.
  • Организационной единице.
  • Привилегии.
  • Политике.

Какие варианты доступа к документу существуют?

  • Разрешено читать и редактировать.
  • Разрешено читать, редактирование разрешено только автору документа.
  • Разрешено читать, редактирование запрещено.
  • Доступ запрещен.

После завершения работы с документом его можно списать в дело.

Списывать в дело можно только зарегистрированные документы, снятые с контроля и по которым выполнены все поручения.

Списание документа в дело возможно как автоматически, после регистрации окончательного ответа на документ, так и вручную, путем нажатия на кнопку “Списать в дело”.

Регистрация — это процесс присвоения документу уникального номера и набора реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами.

Механизм регистрации позволяет:

  • Настраивать индивидуальные правила присвоения регистрационных номеров для любого документа.
  • Настраивать формат регистрационного номера.
  • Разрешать/запрещать пользователям регистрировать документы определенного типа.
  • Настраивать доступ пользователей к нумераторам.
  • Распределять документы по потокам, например: входящий, исходящий, внутренний.
  • Управлять периодичностью сброса номера.
  • Автоматически присваивать штрих-код документу при регистрации.
  • Резервировать номера.
  • Уведомлять ответственных о необходимости регистрации документа.

Закажите индивидуальную онлайн презентацию

ClevaDesk support

Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.