Позволяет передавать документы от одного пользователя другому. Например: сотрудник увольняется и необходимо передать документы, задачи, согласования и прочее новому сотруднику.
Инструменты передачи документов позволяют:
- Передавать все документы от одного пользователю другому пользователю.
- Передавать документы различных типов разным пользователям.
- Передавать свою роль в документах конкретного типа другому пользователю.
Механизм можно быстро подключить к любому типу документа и получать детальную информацию о истории просмотра и изменения документа.
В настройках механизма можно выбрать поля за изменениями которых нужно следить:
- Все поля в документе.
- Только поля с заголовком.
- Выборочный перечень полей для логирования.
В истории изменения полей доступна информация:
- Кто и когда вносил изменения.
- Какое поле было изменено.
- Старое и новое значение измененного поля.
Вся информация группируется по сессиям изменения. По истории изменения полей можно производить быстрый поиск.
Механизм, который позволяет видеть в документе пользователей, которые в данный момент времени читают и редактируют этот документ. Это очень удобно и похоже на то, как это реализовано в Google Docs. Если кто-то сохранит документ, то все пользователи у которых этот документ открыт, сразу получат уведомление и смогут увидеть новую версию документа.
При желании, можно запретить одновременное редактирование документа.
Данный механизм позволяет присваивать любому документу в системе индивидуальный штрих-код. Штрих-код может присваиваться как автоматически при регистрации документа, так и вручную.
После того как у документа есть штрих-код его можно мгновенно найти при помощи сканера штрих-кодов. Если отсканировать штрих-код на бумажном документе, то документ сразу откроется в интерфейсе системы.
Данный механизм предназначен для наложения резолюций на документ, а также для контроля исполнения заданий по резолюциям.
Возможности механизма:
- Постановка задач сотрудникам и назначение ответственных.
- Контроль исполнительной дисциплины.
- Делегирование задач.
- Периодические резолюции.
- Создание подзадач.
- Перенос сроков.
- Рассылка уведомлений участникам процесса.
- Напоминая о приближение сроков выполнения задач.
- Анализ рабочего процесса.
Механизм “Резолюции” можно гибко настраивать для каждого конкретного приложения системы. Например: можно формулой вычислять кто является контролером по резолюции; кто ее подписывает, настраивать условия скрытия необязательных полей при постановке заданий и т.д.
Механизм предназначен для добавление правил фоновой синхронизации полей между документами. Например, если в документе изменить значение поля, то в связанных документах эта информация также изменится.
Для этого необходимо:
- Создать правило наблюдения за документом конкретного типа.
- Настроить правила обнаружения зависимых документов.
- Настроить действия которые нужно выполнять в случае изменений.
Данный механизм позволяет отслеживать физическое нахождение бумажного оригинала документа.
О документе можно узнать следующую информацию:
- Точное место хранения бумажного документа.
- Кто, когда и кому передавал бумажный документ.
- Причина по которой потребовалось работать с бумажным документом.
- Когда документ вернули или когда должны вернуть.
В любой момент можно просмотреть историю движения бумажного документа.
Если документ потерялся или имеет повреждения, то можно быстро найти виновного.
Позволяет автоматически разграничивать права доступа на любые документы в системе.
Гибкие правила позволяют не только раздавать доступ к новому документу, но и автоматически изменять доступ в процессе работы с документом.
Кому можно предоставлять доступ к документу?
- Пользователю.
- Должности.
- Группе.
- Организационной единице.
- Привилегии.
- Политике.
Какие варианты доступа к документу существуют?
- Разрешено читать и редактировать.
- Разрешено читать, редактирование разрешено только автору документа.
- Разрешено читать, редактирование запрещено.
- Доступ запрещен.
После завершения работы с документом его можно списать в дело.
Списывать в дело можно только зарегистрированные документы, снятые с контроля и по которым выполнены все поручения.
Списание документа в дело возможно как автоматически, после регистрации окончательного ответа на документ, так и вручную, путем нажатия на кнопку “Списать в дело”.
Регистрация — это процесс присвоения документу уникального номера и набора реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами.
Механизм регистрации позволяет:
- Настраивать индивидуальные правила присвоения регистрационных номеров для любого документа.
- Настраивать формат регистрационного номера.
- Разрешать/запрещать пользователям регистрировать документы определенного типа.
- Настраивать доступ пользователей к нумераторам.
- Распределять документы по потокам, например: входящий, исходящий, внутренний.
- Управлять периодичностью сброса номера.
- Автоматически присваивать штрих-код документу при регистрации.
- Резервировать номера.
- Уведомлять ответственных о необходимости регистрации документа.
Load More
Закажите индивидуальную онлайн презентацию
Мы свяжемся с вами в течение 24 часов.
